En pleno proceso de adaptación a la nueva forma de trabajar en equipo y coordinar proyectos, la palabra reunión ha cogido tonos y significados que para muchos suena a soporífero, tedioso y a poca productividad.

La falta de contacto con el equipo, comunicación diaria con tus compañeros/as y muchas veces, la imposibilidad de comunicar ciertos aspectos a través de un correo electrónico ha llevado a muchas empresas a programar reuniones que no están ayudando al concepto reunión a tratarse como es debido.

Reuniones multitudinarias por videoconferencia, en horarios poco habituales, sin objetivos marcados ni preparación del personal, de larga duración, sin turnos para respetar el orden del interlocutor/a o incluso sin tiempo para preguntar o consultar dudas sobre lo hablado son muy normales en las reuniones de hoy en día.

En este artículo, queremos hablar de algunas propuestas para generar una reuniones productivas, eficaces y que aporten lo necesario a lo que su significado etimológico dice: acto y resultado de agrupar, asociar, aglutinar, acoplar o acumular.

Horario y asistentes

Es importante tener varios aspectos en cuanto al horario de la reunión:

– Se debe ajustar a la mayoría de los asistentes.

– Definir hora de inicio y final.

– No más de 1 hora seguida.

Cuando convoques una reunión, debes tener en cuenta la disponibilidad de los asistentes y facilitar un horario accesible para todos/as. Marca una hora de inicio y otra de finalización y sobre todo, cumple con ese horario, pues es posible que alguno/a de los que asistan tengan programada otra actividad tras esta.

Lo ideal sería una reunión de 30-60min, el tiempo máximo en el que una persona puede estar manteniendo niveles altos de concentración. Si se alarga, se debe realizar un descanso que ayude a despejar la mente y resetear los niveles de atención.

Si hay varios interlocutores que intervengan en la reunión, marca desde un inicio los tiempos, orden y puntos a tratar de cada uno/a de los asistentes.

Otro punto importante a la hora de convocar asistentes:

– Reunir exclusivamente a las personas implicadas en lo que respecta a la reunión.

– No más de 6 personas.

– Respetar turnos de palabra y tiempos para exposiciones.

Debemos evitar implicar y convocar el mayor número de asistentes posibles. Los expertos hablan de 4 personas como número idílico para mantener una reunión, para que intervengan todos y para que cause el mayor impacto en los objetivos de la misma. Si el equipo es mayor de 6 personas, debes marcar muy bien los turnos, mantener un orden establecido y dar tiempo entre cada interlocutor para dudas o cuestiones, a fin de no dejar un tiempo final y se diluya todo el tiempo en las preguntas finales.

Mientras más personas, más riesgo de provocar errores ambientales (acústicos, medios, etc.), falta de interés e implicación de los asistentes clave para esta reunión.

Propósito de la reunión

Lo primero que tiene que preguntarse la persona que convoca la reunión es: “¿es 100% necesaria?”, “¿aporta valor al proyecto/equipo?”.

Son muchas las compañías que de manera semanal tienen programadas reuniones sin sentido alguno y sin tener claro sobre qué se va a hablar en dicha reunión, pensando que son beneficiosas para el equipo y que generan, en algún aspecto, mejor ambiente en el equipo, sentimiento de pertenencia al proyecto, mejora de comunicación interna… ¡PERO NO!

Lo ideal es que diseñes una orden del día, con objetivos definidos, personas que están implicadas para conseguir eficacia y despertar total interés en los asistentes.

Director o Líder de la reunión

Es esencial que haya una persona que lidere y conduzca la reunión.

Su función no solo recae en convocar y enviar invitaciones a la reunión, el conductor tiene que explicar y exponer la finalidad la reunión al inicio de la misma, repartir el timing de cada intervención y dar paso a las personas que tengan dudas tras cada interventor/a.

Esta persona tiene que alejarse del concepto del monologuista. Fuera el EGO, no es un escenario para mostrar tus conocimientos y grandes habilidades en materias; eres quien conduce ese evento, pero también quien se encarga de resumir los puntos y hacer el seguimiento de las propuestas/objetivos que se marquen.

Propón nuevas fechas (si se requiere) para una futura reunión y marca plazos de entrega y finalización de las tareas y ayuda a esclarecer cualquier tipo de duda al respecto.

Importantísimo: FASE DE CONCLUSIÓN.

Se tiene que resumir los puntos importantes tratados, objetivos y nuevos plazos.

Realiza lo que se conoce como acta de decisiones, acciones y materiales importante que se han tratado en la reunión y posteriormente, realiza un seguimiento del cumplimiento del mismo.

Preparación de la reunión

Tanto si eres asistente como si eres conductor/a, es esencial preparar la reunión.

No sirve de nada hablar por hablar, comentar por comentar u opinar por opinar.

Preparar reuniones productivas no es solo conocer los temas a tratar o exponer tu trabajo, es proponer acciones o mejoras a tu trabajo, servicio o el de los compañeros/as.

Todo desde un prisma de preparación y conocimiento en la materia.

Dentro de este apartado, tenemos que incluir uno:

Medios tecnológicos y herramientas

Preparar una reunión también es tener claro qué medios vas a usar para comunicar, disposición de la sala o herramienta digital por la que realizarás la reunión.

Son muchos los errores que encontramos en cada reunión que entorpecen y demoran los tiempos fijados. ¿Quién no ha pedido a un/a compañero/a que silencie su micrófono para poder escuchar a otra persona? O incluso… ¿quién no ha sufrido un contratiempo y lo ha mostrado en videoconferencia a todo un equipo?

Tienes que controlar todos los aspectos para conseguir una reunión eficaz y donde la herramienta sea una ventaja para realizarla, no un inconveniente.

Existen multitud de plataformas por las que realizar videoconferencias, Teams, Google Meet, Zoom, Skype… todas ellas han mejorado su servicio, implantando herramientas para pedir turno de palabra, mejorar calidad de imagen o incluso ocultar lo que hay detrás de la persona con el fin de no entretener al resto de asistentes.

Ayudémonos de estas plataformas y utilicémoslas como ayuda, NO COMO PROBLEMA.

Tiempo de pregunta y respuestas

Para muchos, la clave de las reuniones productivas recae en esta fase: el momento de preguntas y respuestas.

Conocer impresiones, plantear problemáticas o mejoras y ofrecer nuevas ideas es clave para seguir avanzando y mejorando como equipo.

Es el momento donde conoces el nivel de preparación e implicación de los participantes a la reunión, e incluso es la fase que marca nuevos plazos para entregar propuestas y marcar nuevas fechas.

Las nuevas reuniones productivas y eficaces

Son muchas las situaciones que nos ha tocado vivir en momento pandemia.

Hemos aprendido nuevas formas de realizar reuniones e incluso, en momentos puntuales, hemos visto situaciones que nunca nos habríamos imaginado ver con otro contexto.

Ahora es el momento de implantar un nuevo modelo, descubrir nuevas herramientas, nuevas formas de comunicar y nuevos estilos de presentaciones; estamos viviendo una nueva era de comunicación y de trabajo, saber adaptarse y conseguir técnicas para lograr los mismos o mejores rendimientos que en el pasado son factores clave para cambiar el modelo de trabajo que hemos vivido hasta el pasado 2020.

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